Управление проектом: распределение ролей и ответственности

Говоря об управлении проектами, структуре и составе команды, стоит посмотреть на проектную деятельность с более далекой перспективы – определить, кто и каким образом может быть вовлечен в реализацию проекта.

Заинтересованные стороны проекта или «стейкхолдеры проекта» – это человек / группа / организация, которые прямо или косвенно могут повлиять на проект, или проект прямо или косвенно может повлиять на них.

Заинтересованными сторонами HR-проекта являются как его непосредственные участники, так и те сотрудники, а также, например, соискатели, на которых проект может оказывать влияние. Если внимательно посмотреть на проект, то можно выделить три категории интересантов:

• Бизнес: руководство компании, которое формулирует цель участия в проекте и помогает реализовать стратегию;
• Пользователи: HR, сотрудники, линейные руководители которые будут применять результаты проекта;
• Поставщики, или производители продуктов HR-проекта, а также те, кто участвует в его реализации.

Лебедь, рак и щука

При этом их взгляды на проект и его реализацию могут отличаться. Для того чтобы участники «не тянули одеяло» в разные стороны, необходимо прийти к общему пониманию желаемых результатов, учесть интересы всех сторон проекта и объединить эти интересы через вовлечение участников в принятие решений.

Как правило, если в компании создан проектный офис и приняты стандарты ведения проектов, то в организации действует Управляющий совет проекта, в состав которого должны входить представители всех заинтересованных сторон.



Чем могут различаться взгляды основных интересантов проекта? Если мы говорим про бизнес, то это сторона, которая всегда хочет знать, что она приобретет взамен потраченных средств: как проект повлияет на прибыль, расходы и т.п. Поэтому для обоснования проекта HR-профессионалам важно говорить на языке бизнеса, представить выгоды проекта в его категориях и показателях: как общая вовлеченность персонала скажется на его текучке и на вложениях в обучение новых сотрудников взамен уволившихся, как наличие внутренних преемников повлияет на достижение руководителями KPI в первый год работы и т.д. Для поддержки проекта важен язык бизнеса, понятный руководителю.

Если посмотреть на пользователей проектов, то ими могут быть сами HR (например, сотрудники отдела рекрутинга, которые получат более эффективно работающую систему отбора и смогут быстрее нанимать новых сотрудников). Однако важно не рассматривать HR-специалистов как единственных пользователей. В первую очередь таковыми являются линейные руководители и менеджеры компании. Именно они знают, каким должен быть результат проекта, чтобы достижение выгод стало возможным. Например, крайне важно, чтобы профиль успешного продавца не был «придуман» HR, а создавался в активном сотрудничестве с менеджерами, которые управляют отделами продаж. Необходимо вовлечь руководителя в процесс, организовать и провести необходимые мероприятия (опросы, фокус-группы и др.), то есть в коммуникации с конечными пользователями найти те особенности и требования к продукту проекта, которые позволят достичь измеримых улучшений. В противном случае даже хорошо сделанный проект не принесет выгод в результате реализации.

Кто такие поставщики проекта? Эта категория участников может быть как внешней, так и внутренней. Зачастую поставщиками становятся IT-подразделения компании, которые участвуют в автоматизации HR-процессов, а также компании-провайдеры HR-инструментов и услуг. Поставщики отвечают за качество продуктов проекта и за его реализуемость. Например, сотрудники IT-подразделения могут обозначить технические ограничения цифровой инфраструктуры компании, вовремя обратить внимание на вопросы информационной безопасности и другие важные детали. Поставщики превращают первоначальные планы бизнеса и пользователей в более реалистичные, могут подсказать неочевидные на первый взгляд варианты решения той или иной задачи. Для этого им важно понимать не только то, что именно необходимо сделать, чтобы достичь результата, но и то, к каким измеримым улучшениям важно прийти клиенту.

Сила слова

В рамках проекта важно организовать активную коммуникацию со всеми заинтересованными сторонами проекта, даже если та или иная категория участников непосредственно не задействована в его реализации. Зачастую проект не может достичь своих целей именно потому, что о нем мало рассказывали, не вовлекали людей, и в результате вновь сформулированные компетенции или другие нововведения стали для сотрудников полной неожиданностью.

Коммуникация с участниками выстраивается в зависимости от того, какое влияние на проект имеют заинтересованные стороны и какой у них интерес. Чем выше степень влияния и существеннее заинтересованность в проекте, тем менее формально необходимо вовлекать эти целевые группы. Тем не менее, важно искать и регулярно сообщать информацию о проекте даже той аудитории, которой проект коснется в самой незначительной степени.

Видеозапись вебинара Ларисы Ляпковой "Проектный подход в управлении талантами" на нашей YouTube-канале >>

Пишите, мы рады ответить на все вопросы!